Tugas dan Fungsi Personalia
Struktur tugas dan tanggung jawab staf UPT Perpustakaan Universitas Abdurachman Saleh Situbondo dirancang untuk memberikan layanan informasi yang optimal, inklusif, dan adaptif, serta mendukung visi misi institusi melalui tata kelola yang profesional.
Kepala Perpustakaan
Bertanggung jawab penuh atas manajemen strategis, operasional, dan pengembangan institusi perpustakaan agar senantiasa selaras dengan visi, misi, dan Tri Dharma perguruan tinggi.
- Menyusun rencana strategis, program kerja, dan Rencana Kerja Anggaran (RKA) UPT Perpustakaan.
- Merumuskan dan mengevaluasi kebijakan, pedoman, serta prosedur operasional standar (SOP) perpustakaan.
- Mengelola, membina, dan mengevaluasi kinerja seluruh sumber daya manusia (SDM) di lingkungan perpustakaan.
- Menjalin kerja sama strategis (MoU/MoA) dengan perpustakaan perguruan tinggi lain, lembaga pemerintah, penerbit, maupun vendor layanan digital.
- Mengawasi pelaksanaan tugas unit bawahan untuk memastikan tercapainya target indikator kinerja utama (IKU).
- Menyusun dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban kinerja perpustakaan secara berkala kepada pimpinan universitas.
Koordinator Data & Pengembangan
Mengoordinasikan pengelolaan sistem informasi, tata letak fisik koleksi, serta pengembangan inovasi layanan digital.
- Mengelola, memelihara, dan mengamankan infrastruktur TI (server SLiMS, repository, dan integrasi database).
- Merancang dan mengimplementasikan inovasi teknologi untuk efisiensi alur kerja (seperti alat otomatisasi data).
- Melakukan kontrol standar input metadata bibliografi serta mengeksekusi penempelan barcode eksemplar.
- Mengelola tata letak rak (shelving) sesuai klasifikasi DDC secara berkala.
- Menyusun rencana strategis pengembangan layanan digital perpustakaan.
- Berkoordinasi dengan unit kerja lain dan menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala.
Staff Administrasi & Informasi
Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, pendampingan referensi literasi, serta pengelolaan informasi publikasi.
- Mengelola administrasi persuratan, pengarsipan, absensi, inventaris perlengkapan (ATK), dan rekapitulasi statistik.
- Melayani referensi pemustaka, memandu penelusuran literatur, dan mengedukasi penggunaan OPAC.
- Mendukung proses akuisisi dengan menghimpun usulan buku dan berkoordinasi dengan vendor/penerbit.
- Menyebarkan informasi layanan dan koleksi terbaru melalui media informasi perpustakaan.
- Menjalin koordinasi dengan program studi/unit lain terkait kebutuhan operasional dan administrasi.
Staff Sirkulasi & Koleksi
Melaksanakan kegiatan operasional sirkulasi harian serta memastikan kelestarian, kelengkapan, dan fisik koleksi.
- Menangani seluruh transaksi sirkulasi (pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan denda).
- Melengkapi fisik pustaka baru (pencetakan kartu buku, pelabelan call number, dan penyampulan).
- Melakukan tindakan preservasi/perbaikan fisik untuk buku yang rusak (pengeleman atau penjilidan ulang).
- Melaksanakan kegiatan cacah ulang (stock opname) dan penyiangan (weeding) bahan pustaka.
- Berkoordinasi dengan unit lain terkait sinkronisasi data keanggotaan dan administrasi layanan (seperti surat bebas pustaka).